Com a necessidade de manter uma organização sistêmica, bem como avaliação, organização e destinação dos documentos junto aos órgãos e entidades estaduais, o Governo de Mato Grosso do Sul, por meio da Secretaria de Estado de Administração e Desburocratização, está implementando o projeto Gestão Documental.
O objetivo é proporcionar para a Administração Pública Estadual maior eficácia na realização de suas atividades, mediante a implantação de uma política de arquivos integrados em suas fases, de modo a assegurar o apoio necessário ao planejamento das decisões governamentais.
Para isso, a Coordenadoria Especial de Gestão Documental (CEGD) tem prestado orientações e assessorias a todos os órgãos e entidades para a utilização dos instrumentos de Gestão Documental, ou seja, o Plano de Classificação de Documentos e a Tabela de Temporalidade de Documentos.
A Tabela de Temporalidade é um instrumento arquivístico resultante de avaliação, que tem por objetivo definir prazos de guarda e destinação final de documentos, a eliminação ou a preservação, de acordo com a legislação Federal e Estadual.
Para facilitar a execução da relação de documentos e a publicação do Edital de Ciência, a CEGD, juntamente com a SGI, disponibilizou o TempDoc, uma ferramenta que possibilita automatizar os procedimentos de eliminação documental, facilitando o preenchimento dos formulários dos anexos I, II e III do Decreto n.13.664, de 25 de junho de 2013, para oficializar os procedimentos de eliminação dos documentos produzidos e recebidos pelos Órgãos e Entidades do Poder Executivo Estadual.
Antes, sem o sistema, a busca pela espécie documental ocorria de forma manual em uma tabela de 75 páginas. Atualmente, o servidor utiliza o sistema para encontrar a espécie e ainda pode realizar o preenchimento da relação, do edital de ciência e do termo de eliminação de documentos de forma facilitada.
“O sistema ainda proporciona segurança jurídica para eliminação dos documentos, pois ele bloqueia automaticamente os documentos permanentes ou documentos que ainda não cumpriram os prazos de guarda conforme as tabelas de temporalidade”, explicou Doralice Martins, coordenadora Especial da Gestão de Documentos.
A nova ferramenta foi desenvolvida pela Superintendência de Gestão da Informação (SGI) e possui dois gestores operacionais, a coordenadora Especial da Gestão de Documentos, Doralice Martins e o servidor Philip Seterval Tinelo.
Ana Letícia Gaúna, SAD